Biuletyn Informacji Publicznej
Regionalna Izba Obrachunkowa w Lublinie

    Zgodnie z art.9 ust. 3a rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (Dz. U. z 2010 r. Nr 43, poz. 247 z późn. zm.) sprawozdania mogą być przekazywane wyłącznie w formie elektronicznej, tylko wtedy, gdy zostaną one

    W związku z tym, Regionalna Izba Obrachunkowa w Lublinie informuje,  że obecnie tych sprawozdań nie przesyła się do Izby pocztą elektroniczną, lecz poprzez skrzynkę podawczą na platformie e-PUAP za pomocą formularza "Sprawozdawczość w zakresie operacji finansowych".

    Adres skrytki służącej do przekazywania sprawozdań na platformie e-PUAP :
              /RIO-Lublin/sprawozdania

    Izba informuje, że

1. Sprawozdania sporządzone za pomocą programu MS Excel
   (pliki w formacie XLS i nazwie zgodnej z zasadami opisanymi w artykule pod adresem: http://www.lublin.rio.gov.pl/?a=2169) należy dodać jako załączniki do formularza "Sprawozdawczość w zakresie operacji finansowych".
    
2. Każde sprawozdanie musi być podpisane elektronicznie przez 2 osoby, tj. skarbnika oraz kierownika jednostki lub przewodniczącego zarządu.
   
   
3. Akceptowane są podpisy elektroniczne
   
   
   1. wewnętrzne (otaczające), tj. takie, w których wygenerowany plik z podpisem zawiera w sobie dokument podpisywany a sam podpis dotyczy właśnie tego dokumentu, który jest zawarty wewnątrz pliku z podpisem. W przypadku stosowania podpisu otaczającego należy pamiętać, że 
      
      
      1. wygenerowany plik z podpisem jest większy od pliku podpisywanego ,
      2. podpis elektroniczny odnosi się dokumentu zawartego wewnątrz pliku z podpisem, a nie oryginalnego pliku.
      
          W związku z tym, że proces weryfikacji podpisu wewnętrznego dotyczy tylko 'wewnętrznego' dokumentu, to po złożeniu podpisu wewnętrznego, wystarczy przechowywać lub przekazywać na zewnątrz (np. do innych podmiotów czy aplikacji, np.  podpisywania przez kolejną osobę) tylko wygenerowany plik z podpisem wewnętrznym.
       
      
   2. zewnętrzne, tj. takie, w których podpis elektroniczny znajduje się w dodatkowym małym pliku. Używając podpisu zewnętrznego należy pamiętać, że
      
      
      1. podczas weryfikacji podpisu konieczny jest dostęp do oryginalnego pliku z dokumentem podpisywanym,
      2. każda, nawet najmniejsza zmiana oryginalnego pliku z dokumentem będzie skutkowała niemożnością uzyskania pozytywnego wyniku weryfikacji podpisu.
      
          W związku z tym, że proces weryfikacji podpisu zewnętrznego wymaga dostępu do pliku zawierającego podpis oraz do oryginalnego i nie zmienionego pliku zawierająego podpisany dokument, to po złożeniu podpisu zewnętrznego konieczne jest zabezpieczanie lub przekazywanie na zewnątrz (np. do innych podmiotów czy aplikacji) obydwu tych plików. W przypadku podpisów zewnętrznych drugi podpis
      
      
      1. składa się poprzez ponowne podpisanie pliku z dokumentem a nie pliku z podpisem,
      2. może być dołączony do pliku z pierwszym podpisem lub być umieszczony w odrębnym pliku.
          
4. Obie osoby podpisujące jedne sprawozdanie powinny użyć tego samego typu podpisu, tj. albo obie składają podpis wewnętrzny albo zewnętrzny.
    
   
5. Drugi podpis nie może być kontrasygnatą, a w przypadku używania podpisów zewnętrznych należy podpisywać sprawozdanie a nie plik z pierwszym podpisem.
   
   
6. Do formularza "Sprawozdawczość w zakresie operacji finansowych" należy, w odniesieniu do każdego sprawozdania, dołączyć następujące pliki :
   
   
   1. w przypadku stosowania podpisów wewnętrznych (otaczających): tylko plik otrzymany po złożeniu drugiego podpisu, tj. ten o największym rozmiarze, gdyż plik ten zawiera w sobie zarówno sprawozdanie jak i oba podpisy.
       
   2. w przypadku stosowania podpisów zewnętrznych: zarówno plik ze sprawozdaniem, jak i plik(i) zawierający(e) oba podpisy elektroniczne.
       
7. Uprzejmie prosimy, aby w przypadku stosowania podpisów zewnętrznych i umieszczania każdego podpisu w oddzielnym pliku stosować następującą procedurę:
   
       po złożeniu pierwszego podpisu, należy:
   
           zmienić nazwę pliku z podpisem 
               (np. dodając do nazwy pliku z podpisem przyrostek 
                'skarbnik', 'wójt', itp. 
                określający funkcję osoby podpisującej), 
   
           a następnie podpisać sprawozdanie po raz drugi 
               (wskazane jest, aby temu plikowi również zmienić  
                nazwę, analogicznie jak dla 1-go podpisu), 
   
   Poniżej znajduje się przykład plików z podpisami sprawozdania
   Rb-N dla jst o kodzie teryt 0602132 :
     
            prbn060213200_4_14.xls-skarbnik.xades
            prbn060213200_4_14.xls-wójt.xades
   
   
8. Każda zmiana zawartości pliku podpisanego podpisem zewnętrznym (nawet najmniejsza, w tym dodanie spacji) powoduje, że podpis elektroniczny nie będzie się poprawnie weryfikował i plik trzeba podpisać ponownie.
     
9. Z uwagi na to, że otworzenie pliku w formacie XLS zawierającym sprawozdanie może zmienić jego zawartość (nawet wtedy, gdy plik ze sprawozdaniem zostanie zamknięty bez zapisywania zmian), to w przypadku podpisywania sprawozdania podpisem zewnętrznym, po podpisaniu pliku ze sprawozdaniem przez 1-szą osobę nie należy otwierać pliku ze sprawozdaniem, aż do chwili podpisania go przez 2-gą osobę i wysłania do RIO. 
   
   
10. Bardzo prosimy, aby sprawozdania przekazywać
        
    1. na wskazaną przez Izbę skrytkę, tj. 
       /RIO-Lublin/sprawozdania;
       
    2. stosując wskazany przez Izbę formularz e-Puap, tj.
       "Sprawozdawczość w zakresie operacji finansowych"  .
       
       
11. Zgodnie z przepisami sprawozdania należy podpisać elektronicznie. Nie ma obowiązku podpisywania elektronicznego pisma przewodniego, w tym automatycznie generowanego zarówno przez formularze platformy e-Puap jak i własne systemy obiegu dokumentu. Podpis pod pismem przewodnim nie wypełnia prawnych znamion spełnienia obowiązku podpisania elektronicznego sprawozdań - stanowią one załączniki do pisma przewodniego i muszą być indywidualnie podpisane.

UWAGA!!!

    W celu przekazywania dokumentów poprzez Elektroniczną Skrzynkę Podawczą, konieczne jest posiadanie konta użytkownika na platformie ePUAP (konto jest bezpłatne).