Informacja dla sygnalistów zgodnie z art. 48 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024 r. poz. 928)

  1. Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego:

    Zgłoszenia zewnętrznego sygnalista może dokonać do koordynatora ds. Zgłoszeń zewnętrznych powołanego przez Prezesa Izby

    • w postaci elektronicznej na adres poczty elektronicznej: zgloszenie.zewnetrzne@lublin.rio.gov.pl;
    • w postaci papierowej, przesyłką pocztową na adres korespondencyjny Izby: Regionalna Izba Obrachunkowa w Lublinie, Kapucyńska 1b, 20-009 Lublin.

    Wzór formularza zgłoszenia zewnętrznego naruszenia prawa (załącznik nr 1 ; do pobrania w formacie MS Word lub Libre Office Writer).

    Zgłoszenie zewnętrzne nie może być dokonane anonimowo, dlatego sygnalista obowiązany jest dołączyć do zgłoszenia Formularz zawierający dane osobowe (załącznik nr 2; do pobrania w formacie MS Word lub Libre Office Writer).

    W przypadku dokonania zgłoszenia w postaci elektronicznej ww. formularze powinny stanowić załączniki do wiadomości e-mail.

    W przypadku dokonania zgłoszenia w postaci papierowej, przesyłką pocztową - ww. formularze powinny zostać umieszczone w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem: „Zgłoszenie od sygnalisty, nie otwierać w punkcie kancelaryjnym” umieszczonej w kolejnej kopercie bez dodatkowych adnotacji, zaadresowanej do Izby.

    Sposób przetwarzania danych osobowych sygnalisty określa klauzula informacyjna RODO (załącznik nr 3).
  2. Warunki objęcia sygnalisty ochroną:

    Zgłaszający jest osobą fizyczną.

    Zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.

    Informację o naruszeniu prawa uzyskano w kontekście związanym z pracą, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.

    Sygnaliści dokonujący zgłoszenia w złej wierze nie podlegają ochronie określonej w procedurze. Takiej ochronie nie podlegają również sygnaliści, którzy przy dokonywaniu zgłoszenia podają celowo i świadomie błędne lub wprowadzające w błąd dane. 
  3. Tryb postępowania mający zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego:

    Zgłoszenia należy dokonać za pośrednictwem ww. kanałów zgłoszeń, poprzez wypełnienie formularza zgłoszeń stanowiącego załącznik do procedury zgłoszeń zewnętrznych obowiązującej w Izbie.  W zgłoszeniu należy podać następujące informacje:

    1. wskazanie nazwy podmiotu prawnego, który znajduje się w dziedzinie należącej do zakresu działania Izby, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą;
    2. opis zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa w podmiocie prawnym, z którym sygnalista pozostaje lub pozostawał w relacji zawodowej (przesłanka kontekstu związanego z pracą) lub informację dotycząca próby ukrycia takiego naruszenia;
    3. okres, w którym doszło do naruszenia prawa;
    4. wskazanie osób, które dokonały w podmiocie prawnym naruszenia prawa lub zamierzają dokonać naruszenia prawa;
    5. inne informacje mające związek ze zgłoszeniem zewnętrznym;
    6. wykaz osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia lub wykaz osób powiązanych z sygnalistą (jeśli występują);
    7. wskazanie przez sygnalistę adresu do kontaktu.

    W przypadku zgłoszenia zawierającego adres do kontaktu osoby dokonującej zgłoszenia osoba wyznaczona w Izbie do obsługi zgłoszeń zewnętrznych (koordynator) w terminie 7 dni od otrzymania zgłoszenia wysyła osobie dokonującej zgłoszenie potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub zachodzą uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.

    Wstępna weryfikacja zgłoszenia polega na ustaleniu:

    • czy zgłoszenie zostało złożone przez osobę do tego uprawnioną,
    • czy zgłoszenie dotyczy zakresu przedmiotowego naruszenia prawa,
    • czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Regionalnej Izby Obrachunkowej w Lublinie, a jeżeli nie należy - na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych,
    • czy informacje w nim zawarte umożliwiają rozpatrzenie zgłoszenia lub przekazanie zgłoszenia do innego organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych,
    • czy zgłoszenie nie jest ponownym zgłoszeniem tego samego naruszenia prawa, a jeżeli tak to czy w zgłoszeniu podano nowe okoliczności umożliwiające jego ponowne rozpatrzenie.


    Jeżeli w trakcie wstępnej weryfikacji zgłoszenia zewnętrznego okaże się, że:

    • do jego rozpatrzenia właściwy jest inny organ publiczny bowiem nie dotyczy naruszenia prawa obejmującego zakres działania Izby zgodnie z art. 1 ust. 1 i 2 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, koordynator przekazuje takie zgłoszenie zewnętrzne niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. O przekazaniu zgłoszenia informuje się sygnalistę;
    • informacja o naruszeniu prawa jest przedmiotem jednocześnie dokonanego zgłoszenia zewnętrznego oraz wniesionej skargi, o której mowa w art. 227 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2024 poz. 572) lub gdy z treści wniesionej skargi wynika, że dokonano zgłoszenia zewnętrznego, stosuje się wyłącznie niniejszą procedurę dokonując właściwej adnotacji w skardze;
    • jest zgłoszeniem anonimowym, zostało wniesione przez nieuprawnioną osobę, nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa lub nie zawiera wystarczających informacji do jego rozpatrzenia i które nie zostały uzupełnione przez sygnalistę - pozostawia się je w aktach sprawy bez rozpoznania. Jeżeli zgłoszenie zewnętrzne nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa koordynator informuje sygnalistę o pozostawieniu takiego zgłoszenia bez rozpatrzenia.

    W przypadku przyjęcia zgłoszenia koordynator rozpatruje treść zgłoszenia zewnętrznego pod względem oceny prawdziwości informacji na podstawie podanych w zgłoszeniu zewnętrznym informacji i dostarczonych dokumentów oraz ewentualnie na podstawie dodatkowych informacji i wyjaśnień uzupełnionych w drodze kontaktu z sygnalistą.

    Po ustaleniu stanu faktycznego dotyczącego zgłoszenia zewnętrznego koordynator podejmuje decyzję co do oceny prawdziwości złożonego zgłoszenia oraz formułuje wnioski końcowe. W przypadku pozytywnej oceny - koordynator przygotowuje dla Prezesa Izby pisemne rekomendacje dotyczące podjęcia odpowiednich działań, które obejmować mogą w szczególności:

    • zawiadomienie właściwego organu we właściwym trybie, w tym złożenie zawiadomienia o uzasadnionym podejrzeniu popełnienia przestępstwa (wyłącznie w przypadku zgromadzenia właściwych dowodów);
    • przekazanie sprawy do Wydziału Kontroli Gospodarki Finansowej w Izbie celem podjęcia właściwych dalszych działań podczas kontroli podmiotu prawnego objętego zgłoszeniem. Przekazanie takie następuje w sposób nie pozwalający na ustalenie tożsamości sygnalisty, osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia, osób powiązanych z sygnalistą oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

    Po otrzymaniu rekomendacji koordynatora, Prezes Izby podejmuje decyzję o zastosowaniu konkretnych działań. Prezes Izby może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu zewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym. Koordynator informuje sygnalistę o niepodjęciu takich działań wraz z uzasadnieniem, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.
  4. Termin przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaj i zawartości takiej informacji

    Przez informację zwrotną należy rozumieć przekazaną sygnaliście pisemną informację na temat planowanych lub podjętych przez Izbę działań następczych i powodów takich działań.

    Odstępuje się od przekazywania informacji sygnaliście w przypadku, gdy sygnalista nie podał danych do kontaktu albo nie jest możliwe ustalenie tego adresu na podstawie posiadanych przez Izbę danych.

    Maksymalnym terminem na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, jest termin nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.

    W uzasadnionych przypadkach przekazuje się sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.

    Sygnalista zostaje poinformowany o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.
  5. Zasady poufności mające zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych

    Ochrona sygnalistów jest zapewniona poprzez:

    • ochronę tożsamości, chyba że Izba otrzyma od sygnalisty wyraźną zgodę na ujawnienie danych;
    • jeżeli zgłoszenie dotyczy innych osób, Izba zapewni także ochronę poufności ich tożsamości;danych;
    • udział w procesie rozpatrywania zgłoszenia jedynie uprawnionych osób, które zostały zobligowana do zachowania poufności, także po ustaniu stosunku pracy lub zakończeniu współpracy;danych;
    • zapewnienie, że dostęp do danych sygnalisty oraz dokumentacji związanej ze zgłoszeniem, będą miały tylko uprawnione osoby, które zostały przeszkolone w zakresie zapewnienia ochrony sygnalistów;danych;
    • nieprzekazanie informacji o przyjęciu zgłoszenia, jeżeli pojawią się uzasadnione podstawy sądzić, że takie działanie zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty;danych;
    • odstąpienie od dodatkowych wyjaśnień, jeśli ich przesłanie zagrozi ochronie poufności tożsamości Sygnalisty;
  6. Zasady przetwarzania danych osobowych:

    Zasady przetwarzania danych osobowych zawiera KLAUZULA INFORMACYJNA RODO (załącznik nr 3).
  7. Charakter działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym

    Działania następcze podejmowane w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym obejmować mogą w szczególności

    • zawiadomienie właściwego organu we właściwym trybie, w tym złożenie zawiadomienia o uzasadnionym podejrzeniu popełnienia przestępstwa (wyłącznie w przypadku zgromadzenia właściwych dowodów);
    • przekazanie sprawy do Wydziału Kontroli Gospodarki Finansowej w Izbie celem podjęcia właściwych dalszych działań podczas kontroli podmiotu prawnego objętego zgłoszeniem. Przekazanie takie następuje w sposób nie pozwalający na ustalenie tożsamości sygnalisty, osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia, osób powiązanych z sygnalistą oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
  8. Środki ochrony prawnej służące ochronie przed działaniami odwetowymi

    Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r., poz. 928), od chwili dokonania zgłoszenia. Ponadto ochronę przed działaniami odwetowymi, w tym groźbami przed takimi działaniami, w związku z dokonanym zgłoszeniem zapewnia procedura zgłoszeń zewnętrznych obowiązująca w Izbie.

    Na żądanie sygnalisty organ wyda w terminie miesiąca od jego otrzymania, zaświadczenie potwierdzające, że sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi przewidzianej w ww. ustawie.

    W przypadku podjęcia wobec sygnalisty działań odwetowych, Sygnalista ma prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego) lub prawo do zadośćuczynienia.

    Osoba, która podejmuje działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Jeżeli sprawca wspomnianego czynu działa w sposób uporczywy, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

    Osoba, która wbrew przepisom ustawy ujawnia tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z Sygnalistą, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.

  9. Warunki, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności

    Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą. W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

    Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem, że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

    Sygnalista może ponieść określone prawnie sankcje za dokonanie bezpodstawnego zgłoszenia, tj., jeżeli świadomie i celowo dokonuje zgłoszenia naruszenia prawa, które w rzeczywistości nie miało miejsca (art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów).
  10. Zachęta do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego

    Zachęca się do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego z którym łączy sygnalistę praca nawiązana na podstawie stosunku pracy lub umowy cywilnoprawnej w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych. Po skorzystaniu z procedury zgłoszenia wewnętrznego sygnaliście przysługuje prawo złożenia zgłoszenia zewnętrznego.
  11. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

    Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa
    Adres e-mail: biurorzecznika@brpo.gov.pl
    Infolinia: 800 676 676